Espace client · LIFTPLAQ EUROSIGN
Livrable · Brique 2.1 · OpérationsV0 · À valider ensemble

Processus opérationnels
flux commande → livraison

Première formalisation du flux administratif de LIFTPLAQ EUROSIGN, cartographié en séance avec Nathalie (administration des ventes) : de la demande de devis à l’encaissement, inventaire des outils (Inozis, Outlook, Excel, logiciels transporteurs), des doubles saisies et des frictions, et opportunités d’automatisation reliées à la roadmap.

Issu de l’Atelier A2 · 23 juin 2026 · Laurie Garcia · Nathalie (ADV) · Séb Fournier · Djemel Chaouche
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Document
Livrable Brique 2.1 · Version 0 (document de travail)
Source
Atelier A2 · 23 juin 2026 · cartographie en séance
Périmètre
Flux administratif commande → livraison → encaissement
Statut
V0 — à valider en atelier

1 · Synthèse — un flux rodé, mais des saisies multiples généralisées

Constat. Le flux de la commande à la livraison fonctionne : il est rodé, fiable, et permet d’expédier une commande conforme le jour même — un pilier du service LIFTPLAQ, souligné par les clients et distributeurs. Mais il repose entièrement sur des vérifications et des ressaisies manuelles : la même information est saisie deux à quatre fois entre Outlook, Inozis, Excel et l’outil transporteur — et jusqu’à sept endroits pour une même donnée de facturation/paiement (décompte fait en séance — à valider). Chronophage et vulnérable aux erreurs humaines.
×2 à ×4
Saisies de la même donnée
4 supports
Outlook · Inozis · Excel · transporteur
Jour J
Devis & expédition le jour même — à préserver
8 juil. 14h
Atelier production & approvisionnement
Ce qui structure la cible
  • La réactivité est non négociable : demande de devis reçue par email ou téléphone → devis envoyé dans la journée ; commande conforme (devis signé, paiement justifié ou sans acompte requis) → expédition possible le jour même. L’automatisation doit renforcer ce standard, pas le dégrader.
  • Les cas particuliers sont le quotidien : « le cas simple, on n’en a pas tous les jours » — adresses de livraison variables, allers-retours sur les bons de commande, modes de transport multiples. D’où une décision de méthode : automatiser la préparation en amont, conserver la validation humaine.
  • Modéliser avant d’intégrer : les processus (production, achats, stocks compris) seront mis à plat — BPMN, nomenclatures, gammes, temps de cycle — avant tout paramétrage ou développement dans Inozis, pour éviter des coûts superflus.
  • Volume de référence : ~6 commandes traitées par heure retenu comme moyenne lors du diagnostic initial — chiffre à confirmer avec les données réelles (à valider).

2 · Cartographie du flux commande → livraison — l’existant

Méthode & mode d’emploi. Le flux ci-dessous a été détaillé en séance par Nathalie (ADV), pièces réelles à l’appui (dossier PDF chronologique « 2026-0623 » déposé dans l’espace documentaire : demande de devis, devis, bon de commande, ARC, BL, facture et emails associés). Sélectionnez une phase (L0) dans la frise pour afficher ses étapes (L1), leurs activités (L2), les documents produits (L3) et le critère de passage (stage gate — point de validation entre deux étapes). Les étapes marquées Friction concentrent les ressaisies et les risques d’erreur. Ce découpage servira de socle à la modélisation BPMN complète (action actée en atelier).
Niveaux de lecture du schéma
L0Phaseles 6 grands jalons du flux
L1Étapesles 7 étapes de l’existant
L2Activitésce qui est fait, par qui
L3Documentsce qui est produit
Frictionressaisies & risques d’erreur
Lecture — où se concentrent les frictions

Trois étapes concentrent l’essentiel des ressaisies : le contrôle de conformité du bon de commande (relecture intégrale, adresses de livraison saisies ligne à ligne), l’expédition (la même adresse ressaisie dans le logiciel transporteur, sans lien avec Inozis) et le suivi financier (le même montant reporté dans les fichiers Excel de paiements et de trésorerie, dans Inozis et rapproché du relevé bancaire). Inozis reste le générateur de documents (devis, ARC, BL, factures) et le référentiel clients/articles ; Outlook reste la mémoire des échanges ; Excel porte tout le pilotage financier.

3 · Inventaire des doubles saisies & frictions

Le principal irritant du flux. Chaque donnée clé transite entre plusieurs supports déconnectés. Le tableau ci-dessous inventorie les ressaisies identifiées en séance — il servira de base à l’analyse des fichiers Excel réels (dépôt dans l’espace documentaire acté en atelier).
DonnéeParcours de saisieSaisies
Informations client (fiche d’ouverture de compte) PDF remplissable reçu par email → copier-coller champ par champ dans plusieurs écrans d’Inozis (contacts, adresses, coordonnées bancaires) ; numéro de TVA intracommunautaire parfois recherché sur internet si absent. ×2 multi-écrans
Adresse de livraison (expédition directe) Bon de commande du distributeur → saisie ligne à ligne dans la commande Inozis → ressaisie dans le logiciel transporteur (aucun lien entre les deux). Adresse presque jamais identique d’une commande à l’autre. ×3
Numéros de série & poids Écrits à la main par l’atelier sur le bon de préparation → reportés sur le bon de commande dans Inozis → saisis en texte libre dans la facture. Aucun historique par client exploitable. ×3
Montants facturés / paiements Inozis (règlement) → fichier Excel paiements (en attente / soldé) → tableau de trésorerie (case décalée jusqu’au paiement) → rapprochement du relevé bancaire → journal de ventes pour le cabinet comptable. Jusqu’à 7 endroits décomptés en séance (à valider). jusqu’à ×7 · à valider
Cotations transport (palettes) Demande par email à France Express / Kuehne+Nagel → cotation reportée dans un Excel de suivi (date, client, poids, dimensions, prix) → vérification manuelle de la facture transporteur ligne à ligne contre les cotations. ×2–3
Documents (devis, commande signée, BL, facture) Générés dans Inozis → enregistrés sur le serveur → associés manuellement à la fiche client Inozis (téléchargement puis rattachement) → joints aux emails Outlook ; impressions papier (BL sur colis, facture au classeur). multiples
Prix d’achat des composants Facture fournisseur (contrôle systématique des variations) → mise à jour du fichier Excel de nomenclature (coût de revient par produit) → report dans la fiche article Inozis (calcul des marges brutes). ×3
Stocks & réapprovisionnement Fichier Excel renseigné par l’atelier (fabriqué, vendu, en stock) + alertes orales « entre deux portes » quand le niveau est bas → commande fournisseur passée par Laurie. Risques d’oubli avérés. manuel + oral
Frictions complémentaires relevées en séance
  • Logiciel transporteur DPD « en dur » — installé uniquement sur le poste de Nathalie, avec imprimante à étiquettes dédiée. Le portail DPD en ligne ne fournit ni l’historique complet des adresses ni les statistiques nécessaires ; l’import de fichier n’a jamais fonctionné correctement et le lien de tracking doit y être reconstruit à la main.
  • Emails Inozis inutilisables en réception — le module email d’Inozis ne peut pas recevoir les messages avec le paramétrage actuel de la messagerie ; Outlook reste donc l’outil de référence (dossiers clients codifiés, modèles d’emails ARC / BL / facture pré-enregistrés, historique des échanges en fil de discussion).
  • Factures fournisseurs sans circuit établi — reçues par email (parfois par Laurie, parfois par Nathalie), souvent imprimées pour transmission et suivi papier ; la facturation électronique (plateforme agréée) va réduire la réception par email.
  • Rupture de stock vécue — une pièce à ~1 € commandée en Chine (délai un mois et demi, fournisseur unique) a arrêté la production environ un mois : le réappro oral ne suffit plus.
  • Temps de production non mesurés — variables selon la méthode de travail de l’atelier (fabrication à l’unité vs par campagne de sous-ensembles) : difficile de s’engager sur un délai fiable face aux grosses commandes (ex. 300 unités d’un coup d’un distributeur).
  • Documentation processus inexistante — les tutoriels Inozis sont génériques et ne couvrent pas les processus LIFTPLAQ, faits majoritairement de cas particuliers : la présente cartographie servira de documentation de référence.

4 · Opportunités d’automatisation — reliées à la roadmap

Principe acté en atelier. Automatiser la préparation en amont (lecture, pré-saisie, réconciliation), conserver une validation humaine pour les nombreux cas particuliers — avec, au-delà du gain de temps, une meilleure robustesse des données (élimination des erreurs de copier-coller et des interruptions). Et une règle de méthode : modéliser les processus avant tout paramétrage ou développement dans Inozis.
Opportunité 1
Fiche d’ouverture de compte → formulaire en ligne
Remplacer le PDF remplissable par un formulaire en ligne qui alimente automatiquement les bases (contacts, adresses, TVA intracommunautaire…) avec notification aux équipes à chaque soumission — il ne reste qu’une vérification, plus de saisie. Approche déjà éprouvée par AXION sur d’autres projets.
Opportunité 2
Lecture automatique des PDF entrants
Lire les bons de commande PDF (dont l’adresse de livraison des expéditions directes) pour pré-remplir la commande — cas d’usage déjà en production chez un autre client AXION (achat-revente). Validation humaine maintenue avant transformation.
Opportunité 3
Adresse email dédiée aux factures fournisseurs
Sur le modèle de l’adresse technique e-invoicing : une boîte dédiée où chaque facture reçue est lue, classée (fournisseur, année, montant) et enregistrée automatiquement. Idée proposée par LIFTPLAQ en séance — faisabilité à analyser (action actée).
Opportunité 4
Contrôle cotation ↔ facture transporteur
Rapprocher automatiquement chaque facture transporteur des cotations reçues (numéro de cotation présent sur les PDF Kuehne+Nagel). À valider : présence systématique du numéro de cotation sur les factures de chaque transporteur.
Opportunité 5
Plateforme de consolidation financière — vue 360°
Remplacer la constellation d’Excel déconnectés (paiements, trésorerie, vérification transport) par une plateforme centrale connectée à Inozis et aux emails : une saisie unique (ex. un paiement reçu) met à jour trésorerie, règlement Inozis, suivi et relances. Peut devenir le focus des ateliers d’août à la place des relances devis (décision 15–20 juillet).
Socle · Brique 2.4
Achats, production & stocks — P1 · Q3 2026
Brique repriorisée en P1 : nomenclatures, gammes de production, temps de cycle et suivi des numéros de série modélisés sur papier d’abord, puis alertes de seuil de stock (piste Inozis explorée avec Nicolas, consultant Inozis) et autonomie de Nathalie sur les commandes. Atelier dédié le 8 juillet à 14 h.
Préalable technique — capacités d’intégration Inozis

Toutes ces opportunités dépendent des capacités d’intégration entrantes et sortantes d’Inozis (API ou fichiers plats). Une visio technique d’une heure avec les consultants Inozis est à planifier (créneaux proposés fin juin / 1er juillet) : LIFTPLAQ prend contact, AXION prépare le cadrage — quels objets sont intégrables en entrée et en sortie, avec quel processus. À noter : pas d’accès au back-office du logiciel, et tout développement spécifique Inozis est facturé — d’où l’intérêt de bien séparer ce qui existe déjà, ce qui relève d’une connexion, et ce qui relève de la future plateforme.

5 · Points ouverts — à valider ensemble

  • Volumétrie du flux : le repère de ~6 commandes traitées par heure (issu du diagnostic initial) est à confirmer avec les données réelles — à valider.
  • Décompte des saisies financières : le « jusqu’à 7 endroits » pour une même donnée de facturation/paiement est un décompte fait en séance — à valider lors de l’analyse des fichiers Excel déposés.
  • Capacités d’intégration Inozis : API ou fichiers plats, objets couverts en entrée/sortie — en attente de la visio technique d’1 h (LIFTPLAQ contacte Inozis, créneaux transmis).
  • Contenu des ateliers d’août : maintien du planning initial (relances devis — brique 2.3) ou bascule vers saisies multiples & réconciliation des données — décision entre le 15 et le 20 juillet (avenant si besoin). Constat de séance : le gain de temps n’est peut-être pas sur l’envoi des BL/factures mais sur tout le suivi aval.
  • Fichiers Excel réels : dépôt par LIFTPLAQ des fichiers de suivi (paiements, trésorerie, nomenclatures, vérification transport) dans l’espace documentaire pour analyse de structure par AXION — avant le 8 juillet.
  • Index des pièces : ajout de la colonne « produit d’appartenance » pour filtrer les composants par produit fini (Liftplaq, Mini Liftplaq…) — LIFTPLAQ, juillet.
  • Concepts manquants dans Inozis : gammes de production et suivi natif des numéros de série non observés lors de la navigation en séance — à valider avec Inozis avant toute décision d’implémentation stocks/production.
  • Mesure des temps de production : méthode de mesure adaptée à l’atelier (ponctuelle, par campagne) à définir — préalable à la planification de capacité face aux grosses commandes.
Prochaine étape

Ce document de travail (V0) sera enrichi et validé lors des prochaines séances : point intermédiaire de consolidation (semaine du 30 juin), atelier production & approvisionnement du 8 juillet à 14 h, visio technique Inozis, puis décision sur les ateliers d’août (15–20 juillet). Il passera alors en V1 comme documentation de référence des processus LIFTPLAQ — socle de la modélisation BPMN complète.

📑 Compte-rendu de l’Atelier A2 🗺️ Voir la Roadmap