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Atelier 02OpérationsPack 01 · StructurationBrique 2.1

Cartographie des processus

Rendre visible le flux réel de la commande à l'encaissement, chiffrer le temps perdu dans la multiplication des supports, et désigner les processus à automatiser en priorité.

Date
23 juin 2026 · 14h–16h
Format
Cartographie · 120 min
Participants
Laurie · Resp. admin · Seb · Djemel
Phase 5A
Analyser → Améliorer
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Déroulé · 120 min

Agenda de la séance

14h00–14h10P3–P7
Rappel & périmètre (devis, BL, facture, n° série, achats, SAV)
10 min
14h10–14h50P8
Cartographie du flux commande → livraison (BPMN, démo écran Inozis)
40 min
14h50–15h20P9
Flux devis & facturation + numéros de série
30 min
15h20–15h45P10–P11
Matrice des irritants (impact × effort) & temps passés
25 min
15h45–15h55P12–P14
Priorisation & chiffrage (schéma cible to-be)
10 min
15h55–16h00P15–P17
Synthèse & prochaines étapes
5 min
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Rappel Roadmap · Brique 2.1

Ce que vise cette brique, d'après la roadmap

🎯 Objectif de la brique

Disposer d'une cartographie complète des processus admin (as-is / to-be), identifier les briques à automatiser en priorité et chiffrer le gain de temps potentiel.

P1 · Priorité hauteComplexité moyenneInit · Juin 2026Consulting
📦 Livrables prévus (roadmap)
  • Cartographie BPMN des processus admin (devis, BL, facture, n° série, achats, SAV)
  • Matrice des irritants impact × effort
  • Chiffrage des heures admin par tâche (base : 6 commandes ≈ 1 h)
  • Schéma cible des processus automatisés
Gains attendus : Diagnostic process completVisibilité des goulots
↗ Fiche roadmap 2.1
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Point de départ

Le contexte opérationnel

A→Z
Commande traitée par une seule personne (resp. admin)
4+
Supports : Inozis, transporteur, mail, Excel
6 cmd ≈ 1h
Base de chiffrage de la saisie
5–10 min
Temps par email traité
Jour J
Délai d'envoi des devis
0
Processus documenté à jour
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Cadre de l'atelier

Situation → Complication → Question

Situation

Les processus post-commande existent mais ne sont pas documentés à jour. La responsable admin & financière traite la commande de A à Z : devis, BL, étiquette transport, facturation, n° de série, suivi paiement.

Complication

Les flux sont éclatés entre Inozis et plusieurs Excel. La multiplication des supports (logiciel transporteur, mails) impose double saisie et regroupement manuel — perte d'efficience et risque d'erreur.

Question directrice

Quels processus administratifs automatiser en priorité pour libérer du temps et fiabiliser, et avec quel gain chiffré à injecter dans le simulateur de commissionnement ?

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Diagnostic · Pôle opérations

Où en est le pôle opérations ?

État 1
Existe
  • Les process tournent mais ne sont pas documentés à jour ; ils dépendent de l'homme-clé
LIFTPLAQ aujourd'hui
→
État 2
Structuré
  • Modes opératoires écrits, Inozis en pivot unique, doubles saisies supprimées
🎯 Cap de cet atelier
→
État 3
Piloté
  • Temps, marge & cash mesurés ; automatisations suivies par des KPI
Horizon Pack 03
Test de dépendance — si la personne qui saisit & facture s'absente 15 jours, le flux commande→encaissement tourne-t-il ? Notez la dépendance à l'homme-clé (1 = autonome · 10 = tout repose sur elle).
12345678910
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Méthode

Notre approche

Intrants
La matière
  • Accès Inozis (démo écran) + tableaux Excel
  • Exemples réels : 1 devis, 1 BL, 1 facture
  • CR vocal des processus (vente & admin)
  • Liste des processus + transcripts coaching
→
Atelier · 120 min
La cartographie
  • Flux commande → livraison (BPMN as-is)
  • Flux devis & facturation + n° série
  • Matrice des irritants impact × effort
  • Chiffrage des temps par tâche
→
Livrables
La sortie
  • Cartographie BPMN as-is
  • Matrice des irritants priorisés
  • Chiffrage des activités (simulateur)
  • Schéma cible automatisé (to-be)
Méthodologie 5A Cet atelier couvre 1·Analyser (cartographier end-to-end) et 2·Améliorer (simplifier avant d'automatiser). Principe : à la main → mesurer → processer → automatiser — on ne scale pas un process non maîtrisé.
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Cadre de travail · 1/3

Chaîne de valeur — flux as-is

On suit une commande étape par étape : l'outil utilisé et les points de friction (double saisie, ressaisie).
DevisInozis CommandeInozis Préparationatelier BL + étiquetteInozis + transporteur Expéditiontransporteur FactureInozis + Excel Encaissementbanque / Excel ⚠ double saisieInozis ↔ transporteur ⚠ ressaisiefacture ↔ Excel À compléter en séance : durées, responsables, documents générés et points de rupture exacts.
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Cadre de travail · 2/3

Priorisation & diagnostic

Priorisation
Matrice Impact × Effort
Où automatiser d'abord ? On vise le haut-gauche : fort impact, faible effort.
Effort → Impact ↑ ★ QUICK WINSCHANTIERS INCRÉMENTALÀ ÉVITER Facturation Relances N° série BL+étiq.transport Dashboard
En séance : placer chaque irritant, lancer les quick wins d'abord.
Diagnostic
La multiplication des supports
Une commande oblige à jongler entre outils, puis à tout regrouper à la main.
re-saisie & regroupement manuel — la douleur 1 COMMANDE InozisERP / CRM Transporteurlogiciel dédié Mails clients Excelsuivi · n° série
Hypothèse : Inozis comme pivot unique supprimerait l'essentiel des doubles saisies.
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Cadre de travail · 3/3
✎ À remplir pendant l'atelier

Chiffrage du temps — base du simulateur

Tableau à compléter avec la responsable admin. Références kick-off : 6 commandes ≈ 1 h de saisie · 5–10 min par email.

Tâche
Volume / sem.
Temps unitaire
Temps / sem. (est.)
Saisie commande
à estimer
~6 cmd ≈ 1 h
_______
Devis
à estimer
_______
_______
Facturation + BL + étiquette
à estimer
_______
_______
Relances & emails
à estimer
~5–10 min / email
_______
SAV & n° série
à estimer
_______
_______

Multiplié par le coût horaire réel (admin / dirigeant), ce temps devient la « taxe invisible » — le coût caché des tâches standardisables, qui justifie économiquement l'ordre d'automatisation.

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Partis pris

Hypothèses à challenger

H1À valider

L'essentiel du temps perdu vient de la re-saisie entre supports, pas d'une tâche unique mal faite.

H2À valider

Facturation, BL/étiquette et n° série sont les premiers automatisables — quick wins à fort impact.

H3À valider

Le chiffrage du temps alimente directement le simulateur de commissionnement (V1 fin juin).

H4À valider

Faire d'Inozis le pivot unique supprimerait la majorité des doubles saisies actuelles.

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Guide de discussion · 1/2
✎ À remplir pendant l'atelier

Questions de cartographie

AFlux commande → livraisonBPMN as-is
Comment : interview de l'admin + observation de l'expédition réelle.
  • Étapes exactes de la commande à l'expédition ? Qui fait quoi, dans quel outil ?
  • Où y a-t-il de la double saisie (même donnée dans deux outils) ?
  • Quels documents générés à chaque étape (devis, AR, BL, étiquette, facture) ?
BDevis, facturation & n° sérieBPMN as-is
Comment : démo écran Inozis sur des exemples réels.
  • Combien de devis / factures par semaine ? Temps moyen par devis / facture ?
  • Quelles étapes restent manuelles dans Inozis (ressaisie, contrôle) ?
  • Gestion des numéros de série : où, comment, traçabilité ?
  • Où le cash se bloque-t-il (acomptes, délais distributeurs) ? Distinguer CA signé / réalisé / encaissé.
CIrritants & sources d'erreurMatrice impact × effort
Comment : atelier collectif de recensement, puis priorisation.
  • Top 5 des tâches pénibles / chronophages / sources d'erreur ? La multiplication des supports où pèse-t-elle le plus ?
  • Erreurs fréquentes et leur coût (avoir, réexpédition, litige) ?
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Guide de discussion · 2/2
✎ À remplir pendant l'atelier

Questions de cartographie

DChiffrage des heures adminChiffrage (simulateur)
Comment : chiffrage par tâche — base : 6 commandes ≈ 1 h, 5–10 min / email.
  • Temps par semaine et par tâche (saisie, facturation, BL, relances, SAV, achats) ?
  • Volume mensuel (commandes, factures, emails) ? Périodes de pic / saisonnalité ?
ESAV, achats & cible to-beSchéma cible automatisé
Comment : restitution avec priorisation collaborative du périmètre à automatiser.
  • Processus SAV actuel (réception → diagnostic → pièce → retour) ?
  • Suivi des achats & du stock (seuils de réappro, fournisseurs, outil) ?
  • Quelles tâches supprimer en priorité ?
  • Une fois automatisé, quels KPI de pilotage ? (CA, marge, cash-flow, pipeline, impayés)
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Sortie de l'atelier

Livrables attendus

1Cartographie BPMN as-is

Flux commande A-Z : devis, BL, facture, n° série, achats, SAV — outils et points de rupture.

2Matrice des irritants priorisés

Irritants positionnés en impact × effort, quick wins identifiés.

3Chiffrage des activités

Temps par tâche et volumes — input direct du simulateur de commissionnement.

4Schéma cible automatisé

Processus to-be : ce qu'on automatise, dans quel ordre, avec quel gain attendu.

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Avant ou pendant l'atelier

Préparation des données

Travailler sur des cas réels accélère la cartographie — à réunir avant, ou directement en séance.
  • Accès Inozis (compte partagé) pour démonstration écran du processusLIFTPLAQ
  • Exemples réels : 1 devis, 1 bon de livraison, 1 facture (documents à automatiser)LIFTPLAQ
  • Accès aux tableaux Excel annexes (suivi, n° série, achats)LIFTPLAQ
  • Liste des processus de vente & admin + CR vocal des processusLIFTPLAQ
  • Transcripts du coaching « Entrepreneurs » (volet processus admin)LIFTPLAQ
  • Estimation du temps par tâche + présence de la responsable admin & financièreLIFTPLAQ
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Plan d'action · à chaud
✎ À remplir en clôture

Matrice KISS

✅ Keep — Garder

Ce qui tourne bien dans les process, à conserver

⤴ Improve — Améliorer

Ce qui existe mais doit être fiabilisé / simplifié

⛔ Stop — Arrêter

La « taxe invisible » : tâches qui coûtent sans valeur

▶ Start — Lancer

Ce qu'on automatise en premier (quick wins)

Dater chaque action : Demain1 mois3 mois
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Acteurs & cap

Participants

Sujet Opérations
LG
Laurie Garcia
Dirigeante — LIFTPLAQ EUROSIGN · Approbatrice
RA
Responsable administrative & financière
Traite la commande de A à Z · Consultée
SF
Seb Fournier
AXION · Cadrage & méthode
DC
Djemel Chaouche
AXION · Automatisation & data
La présence de la personne qui saisit & facture est indispensable (confirmé au kick-off). Sources : fiche brick 2.1 · audit 13 mai · CR kick-off 10 juin.
Le cap de l'atelier

Cartographier pour mieux automatiser : libérer du temps sur l'administratif et fiabiliser le flux de la commande à l'encaissement — avec un gain chiffré qui alimente le simulateur de commissionnement.

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